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Qualunque sia il motivo per cui vi assentiate dal lavoro, è importante informare clienti, fornitori e colleghi con una risposta automatica che per un certo periodo di tempo non sarete disponibili. Vediamo come farlo in modo chiaro e professionale.
Che si tratti di ferie, malattia, maternità/ paternità, anno sabbatico, le attività di certo non si fermano in questo periodo e quindi dovranno andare avanti o essere posticipate al vostro rientro.
Se lavorate in libera professione, potreste avere la tentazione di non utilizzare la risposta automatica. Non volete far sapere che non ci siete per non perdervi nuove opportunità di business. Il timore è quello che un potenziale committente si rivolga a qualcun altro, magari a un concorrente.
Paura infondata a mio avviso. Provate a pensare a quanti nuovi contatti avete ricevuto in passato durante le vostre ferie o una malattia. Uno, due? Nessuno?
Piuttosto che il possibile cliente riceva una risposta dopo una, due settimane, e che nel frattempo lo lasciate nel limbo dell’incertezza (avrà ricevuto la mia e-mail, è troppo impegnato per rispondere, non gli interessa la mia proposta), è meglio fargli sapere subito che potrete evadere la sua richiesta dal tal giorno.
Passiamo ora ai risponditori automatici.
Sono sistemi integrati nel vostro provider di posta elettronica che permettono di impostare una risposta automatica durante un lasso temporale che verrà inviata nel momento in cui ricevete un’e-mail. Potete impostare la data d’inizio e fine in base alle vostre necessità e scrivere un testo personalizzato.
Vediamo come impostarla nei più diffusi provider di posta elettronica.
Nel penultimo step, potreste ritrovarvi nella posta in entrata molti messaggi di mancata consegna della vostra risposta automatica inviata anche alle e-mail promozionali e alle newsletter (che di fatto non le ricevono).
Compilate date e testo e, voilà, il gioco è fatto.
Magari! Ci sono alcune considerazioni a livello testuale da fare. Vediamole ora.
Informate nelle primissime righe colleghi e clienti che sarete assenti e siate chiari se potrete rispondere o meno ai messaggi. Banale quanto fondamentale.
Sono e-mail destinate solo ai vostri colleghi aziendali, ai vostri clienti oppure a un mix di colleghi, clienti e fornitori? Questo farà la differenza nell’impostare il tono di voce più appropriato e rifletterà quello scelto.
Se possibile evitate sigle come OOO (out of office) e POC (point of contact) se lavorate in prevalenza con l’Italia.
Pro tip: se lavorate anche con l’estero scrivete il vostro messaggio nelle vostre lingue di lavoro. Io l’ho scritto in italiano, inglese e tedesco. Eviterete di far fare uno sforzo di comprensione al vostro committente estero che intuirà il senso solo capendo le date. Lo omaggerete così di una piccola cortesia linguistica.
Sembrerà banale anche questo consiglio. Ma siate equilibrati tra scrivere solo quando rientrerete e condividere tutti i dettagli della vostra recente paternità 😉
Essere troppo stringati lascia l’impressione che lo abbiate scritto di corsa, un minuto prima di spegnere il PC.
Divagarsi troppo fa perdere tempo a chi lo legge e magari non interessa.
Sempre più spesso mi capita di vedere solo la data del rientro, forse per dare l’impressione di essere sempre operativi? Ok, lo faccio anch’io, ma nella libera professione purtroppo l’impressione degli altri nei vostri confronti è che siate sempre connessi.
Se lavorate in azienda, di solito c’è sempre una persona che farà la vostra sostituzione: mettete il nome, il numero di telefono e l’e-mail. Ho notato che alcuni indicano di contattarla solo in casi urgenti.
E se non ce l’avete? Beh, potete indicare che comunque di tanto intanto leggete le e-mail e che solo in caso di urgenza potete essere contattati telefonicamente.
Pro tip extra: oppure, caso a parte per i picchi di lavoro, potete dire che i vostri tempi di risposta sono un po’ più lunghi del solito. Indicate in quanto tempo prevedete di rispondere: entro 72 ore, entro una settimana. E rispettateli.
Ispiratevi con questi esempi di risposta automatica.
Ti ringrazio per il tuo messaggio. Sarò fuori ufficio dal… al… per il motivo X. Se hai bisogno di assistenza per favore contatta Pippo a questa e-mail… o a questo numero di telefono… Paolino Paperino.
Ti ringrazio per la tua e-mail. In questo momento sono in malattia e dovrei rientrare il… Al momento quindi non leggo né l’e-mail e né rispondo al telefono aziendale. Durante questo periodo sarà lieto di aiutarti Paolino Paperino reperibile a questa e-mail… e numero di telefono… finché non rientro. Ti ringrazio per la comprensione. Pico de Paperis.
La ringrazio per la sua e-mail. Spero stia passando bene le festività. Il nostro ufficio rimarrà chiuso dal… al… Durante questo periodo non risponderemo alle e-mail, ma se ha un’emergenza la preghiamo di rivolgersi a me al mio numero di telefono… A tutte le altre e-mail risponderemo il più presto possibile quando riapriamo. Paperon de’ Paperoni.
Grazie per avermi contattata! Sono in vacanza dal… al… e per godere appieno del tempo con la mia famiglia, ti informo che leggerò le e-mail al mio rientro. Se hai un’urgenza, per favore contatta il mio collega Topolino all’e-mail… e numero di telefono… A presto. Pippo.
Ti ringrazio per esserti messo in contatto con me. Sono orgogliosa di annunciarti che è nato mio figlio e sono attualmente in maternità. Rientrerò in ufficio il… Nel frattempo la mia efficientissima collega Arabella si occuperà di sostituirmi. Puoi rivolgerti a lei all’email… e numero di telefono… durante i nostri consueti orari d’ufficio. Grazie. Paperina.
Alcuni suggerimenti finali.
Alcuni aspetti da tenere sotto controllo:
Anche un breve testo come un’email automatica rivela la professionalità e l’aderenza al tono di voce generale, giusto?
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Foto di analogicus da Pixabay
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