5 motivi per cui conviene fare l’inventario dei contenuti dell’azienda

Alcune aziende dispongono di una gran quantità di contenuti creati negli anni (un vero e proprio tesoro per i content strategist!). Siti web, presentazioni, video, interviste, pubblicazioni, immagini sono stati in buona parte autorizzati e quindi diffusi attraverso vari canali. Vediamo perché è necessario catalogarli, ovvero fare l’inventario dei contenuti di un’azienda.

Una piccola digressione iniziale: vi avevo detto che avrei parlato di content strategy applicata ai siti web. È vero, l’ispezione dei contenuti del vecchio sito è funzionale per quando si creerà quello nuovo. Però, nel caso in cui un’azienda ha prodotto una certa quantità di contenuti extra sito, possiamo allargare il concetto di inventario dei contenuti della content strategy a quelli già prodotti su altre piattaforme e con altre modalità. Torneranno utili per il nuovo sito e per le attività di altri reparti come vedrete.

Supponiamo che vi dovete occupare dei contenuti del nuovo sito di un’azienda o per l’aggiornamento di un sito esistente.

Progettazione di un sito in breve

Per prima cosa si definiscono le caratteristiche del brand e gli obiettivi principali che l’azienda vuole raggiungere. Poi si passa a progettare la struttura del sito con l’architettura dei contenuti e, infine e sottolineo solo in ultima fase, si scrivono i testi e si pensano a tutti gli altri contenuti che possono tornare utili allo scopo come immagini, video di presentazioni, guide scaricabili etc.

Tralascio volutamente l’analisi dei competitor e la definizione delle buyer persona e del tono di voce, perché in questo articolo mi concentrerò solo sui contenuti.

Ora, immaginate che nel team dei contenuti (sì, bisogna creare anche questo, non ci avevate pensato, vero?) sia  entrato da poco il web copywriter che ha una conoscenza molto superficiale dell’argomento che tratta l’azienda. Come può risalire alle informazioni necessarie per scrivere i testi del sito? Oppure per alcune pagine del sito è stato richiesto il consulto di un tecnico, ma esisteva già la bozza di un manuale di istruzioni che per qualche motivo non è stata pubblicata. Oppure vi suona familiare la frase: “Che cosa ci mettiamo in questa sezione del sito?”

Bene, se avete vissuto anche solo una di queste situazioni, vi sarete sentiti, con ogni probabilità, spaesati e incerti su come procedere. I pericoli sono anche altri, però.

Rischi provocati dalla mancanza dell’inventario di contenuti

Quando non si stila un’inventario dei contenuti dell’azienda con ogni probabilità succede di:

1. Perdere molto tempo alla ricerca del materiale dell’azienda: i colleghi hanno tante altre cose da fare o non sanno dove si trova quella presentazione, il responsabile lo sa ma è sempre in viaggio dai clienti. Ci siamo capiti.
2. Tralasciare contenuti importanti e necessari per scrivere i testi di una sezione del sito
3. Perdere la visione d’insieme e l’identità del brand che si vuole comunicare oppure rinnovare
4. Ricevere i contenuti non in tempo utile, quando cioè si è già nella fase finale della redazione e occorre riscrivere o quanto meno rivedere tutto (arg!)
5. Non accorgersi che manca proprio quel contenuto utilissimo per la successiva strategia che metterete in pratica
6. Al contrario, avere la sensazione che manca qualcosa in quel contenuto o, in linea generale, in tutti i contenuti
7. Ritardare di continuo la pubblicazione dei contenuti

Perfetto, niente panico! Ecco che viene in aiuto la catalogazione dei contenuti.

I vantaggi dell’inventario dei contenuti di un’azienda

Fare un inventario dei contenuti è un po’ come quando sottoscrivete un piano di accumulo come forma di investimento. Ricevete la rendita subito o dovete aspettare un certo numero di anni? Di solito si aspettano anni prima della scadenza del piano, nel frattempo si subisce l’andamento del mercato con le sue fluttuazioni (se non addirittura crolli!) e poi a fine anno ci sono le tasse da pagare. Conoscete la sensazione quando firmate un contratto di cui siete consapevoli che dovrete aspettare un certo lasso di tempo prima di vederne i sospirati benefici?

Bene, armatevi della stessa pazienza 😉

Fare un inventario dei contenuti è in realtà molto più fruttuoso e c’è una maggiore sicurezza temporale, nel senso che i profitti si ottengono nel giro di poco tempo e non ci sono tasse da pagare! All’inizio sembrerà di perdere tempo, di non procedere secondo le tempistiche che vi sono state date, di rimanere indietro rispetto alla concorrenza (vi sembra di averlo già sentito?). Invece vi accorgerete che ne avrete risparmiato parecchio e avrete risolto a monte tutte queste difficoltà, prima che arrivino. E state certi che, senza un inventario dei contenuti, si presenteranno puntuali come la scadenza delle tasse!

1. Rendere accessibili i contenuti

A chi? A tutti! Cioè a tutti coloro che fanno parte del team contenuti. Perché così si evita di perdere tempo alla ricerca di un contenuto. Si possono naturalmente decidere i vari gradi di accesso a un contenuto, come pure stabilire che una parte dei contenuti sia accessibile e un’altra non lo sia, perché magari è destinata a un uso esclusivo, al materiale per la vendita, etc.

2. Fare scoperte e trovare ispirazioni

Un altro vantaggio è sicuramente quello di rendere consapevoli dell’esistenza di un contenuto: “Toh, guarda come era piccolo il laboratorio in quella foto del 1979! Potremmo inserirla nella sezione chi siamo alla voce la nostra storia“. “Mmm, mi sa che potrei ispirarmi a quella pubblicazione per riscrivere la storia dell’azienda con la tecnica dello storytelling.” “Bella quell’infografica! Potrebbe tornare utile nel corso di formazione! “.

3. Visione d’insieme

Prendere visione d’insieme del tesoro dei contenuti prodotti è un altro beneficio da non sottovalutare. Si possono fare dei collegamenti, evidenziare delle mancanze, ci si può rendere conto effettivamente di quanto è stato prodotto (che è sempre molto incoraggiante!). Non importa se il materiale è datato. In questo momento non stiamo valutando la qualità dei contenuti.

4. Economia dei contenuti

Quando si ha la visione d’insieme ci si può accorgere che uno stesso contenuto è stato usato più volte. Può andare bene, come no. Ora che si fa? Questo consente di concentrarsi sull’utilizzo di un contenuto, per esempio un video, e valutare successivamente di registrare su quale piattaforma e quando è stato utilizzato, per evitare di riutilizzare lo stesso in futuro nelle stesse modalità (i cosiddetti doppioni!). Un uso intelligente dei contenuti fa sì che in futuro si evitino grane!

5. Content recycling

Con l’inventario dei contenuti avete un’idea precisa dei contenuti che sono stati prodotti. Avete un patrimonio di contenuti a cui accedere per produrne altri in un formato diverso (content recycling). Insomma potete fare un po’ come fanno i broker finanziari che fanno fruttare il denaro dei loro clienti con gli investimenti opportuni. E ricordatevi che qui non ci sono né fluttuazioni del mercato né tasse da pagare, quindi il rendimento è assicurato!

Come si fa un inventario dei contenuti di un’azienda?

È sufficiente popolare un bel file di excel in cui censire tutti i contenuti prodotti.

In realtà è un gran lavoro questo, il tempo è sempre poco e ci sono sempre tante cose da fare in azienda. I contenuti sono distribuiti su varie piattaforme e sono anche stampati in vari formati. Ricordate però che state investendo del tempo ora per risparmiarlo in seguito oltre al fatto che eviterete tutti i problemi che vi ho accennato sopra. Quindi non è affatto tempo sprecato.

Dicevo, un bel file di excel in cui nelle varie colonne scrivete:

1. Il tipo di materiale: video, brochure, intervista, testo per il sito versione 2016, presentazione al cliente x
2. Dove e quando è stato pubblicato, oppure non è stato pubblicato, ma esiste
3. L’argomento del contenuto: aggiornamento rete vendita del 2017, storia dell’azienda dal 1899 al 1960, obiettivi raggiunti anno 2016, titolo della relazione al convegno y, testimonianza del cliente soddisfatto Alfa Beta
4. Chi ne è responsabile: il signor Pinco Pallino, responsabile del reparto formazione, ad esempio
5. Dove si trova: nella cartella D:/cartella_x/file_y, nel cloud, nella biblioteca o nel museo dell’azienda, nel content management system.

Naturalmente questo è un lavoro da content strategist che si avvale della collaborazione di altri colleghi e reparti: il titolare stesso dell’azienda (non solo memoria storica, ma anche spesso esperto di molte aree aziendali), il responsabile del reparto tecnico, della logistica, della formazione, del marketing, del design del prodotto, la segretaria e tutte le assistenti che curano la parte operativa.

Bene, se non avete mai fatto uso di un inventario dei contenuti è arrivato il momento di cominciare adesso. Delegate  l’incarico al content strategist ! Ricordate che il rendimento è garantito e non ci sono tasse da pagare! 😉

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Photo credit: Pixabay