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La gestione del tempo nei picchi di lavoro mi ha ancora una volta salvata prima che l’onda della marea delle cose da fare mi travolgesse. Non nascondo con qualche rinuncia temporanea e piccolo sacrificio. Alcuni spunti di riflessione e qualche strumento utile in questo nuovo post.
Quest’anno sembra che le aziende italiane si siano accorte solo ora che avere una presenza online organizzata e finalizzata sia l’unico modo per sopravvivere agli effetti economici collaterali della pandemia ancora in corso.
Riaprono progetti chiusi all’improvviso, si rifanno vivi clienti che ci hanno ripensato, arrivano nuove richieste dall’estero che riguardano il mercato italiano che, nonostante tutto, rimane sempre appetibile.
Per me e i miei colleghi che si occupano di contenuti e dintorni quest’anno i lavori non sono affatto mancati. Questo ha significato per me incrementare le ore di lavoro: dal tranquillo part-time, in cui inserivo gli impegni con il bambino, a un full-time effettivo che ha comportato una riduzione del tempo dedicato a lui e una decisa virata verso l’utilizzo della delega.
Ma come ci sono arrivata? Con una nuova consapevolezza e un cambio organizzativo.
Ho cercato fino all’ultimo di mantenere il part-time. Purtroppo però in molti casi dovevo recuperare durante il fine settimana, vuoi per gli imprevisti miei e per quelli dei clienti. E questo ha significato intaccare il tempo della famiglia.
A maggio la goccia che ha fatto traboccare il vaso: ho lavorato tutti i week end, escluso il sabato della festa di compleanno di mio figlio. Non va assolutamente bene, mi sono detta.
Complice anche tre settimane di chiusura primaverile delle scuole (grr!), oltre alle festività pasquali e ai vari ponti, che ha rimescolato le carte dell’organizzazione, sono giunta alla conclusione di lavorare di più durante la settimana ed evitare categoricamente di lavorare il fine settimana.
L’aspetto negativo del part-time era che avevo l’impressione di correre sempre. Fare di corsa le cose che mi venivano chieste con brevissimo preavviso per me, ma per chi dispone di una giornata lavorativa di 8-9 ore continuative erano tempistiche assolutamente normali.
E quando i lavori sono aumentati era impossibile rispondere con altrettanto tempismo. Correre a prendere il bambino a scuola e pensare che dovevo finire un’attività o aspettavano una mia risposta per proseguire nello svolgimento delle cose, era diventato un tarlo che non mi faceva stare serena né con me stessa, né, soprattutto, quando stavo con il mio bambino.
Ed ecco che entra in gioco la delega. Chi mi avrebbe sostituita nelle ore successive all’uscita di mio figlio dalla scuola materna prima e dal centro estivo poi?
L’aiuto per fortuna era disponibile così come lo era stato durante l’anno precedente. Un investimento che mi avrebbe reso più serena nel lavorare e soprattutto nell’accontentare le esigenze dei miei clienti. Che poi di fatto sono aumentate nel tempo con nuovi lavori per me.
Un libero professionista può anche permettersi di ritoccare i suoi prezzi per far fronte alle “spese di gestione” che sono aumentate 😉
Non finirò mai di ripetere che delegare a qualcuno la cura della prole in alcuni momenti, non è un delitto, anzi, potendoselo permettere, è un diritto. Una donna che lavora tranquilla è una madre ancora più serena nel rapporto con i figli.
È un sistema scalabile in base alle proprie possibilità che aiuta tutte le donne a tutti i livelli.
Certo, anche l’aiuto esterno di babysitter, nonni, doposcuola, centri estivi non sono esenti da imprevisti e costi ancora troppo onerosi in molti casi (ma le eccezioni, a ben cercare, esistono). Avere il famoso piano B e C aiuta il più delle volte. Poi ci mette lo zampino anche la chiusura improvvisa delle scuole (doppio grr!).
Ma ancora di più aiuta il famoso atteggiamento zen che bisogna cercare di adottare nei confronti degli accadimenti non desiderati. E la serena accettazione degli eventi (ripetetelo come un mantra insieme a me come faccio ormai da anni!).
Ma come recuperare il tempo sottratto ai figli?
Nel mio nuovo full-time ho deciso di dedicare al mio bambino due momenti speciali: un’oretta subito dopo che sono andato a prenderlo a scuola e un pomeriggio sorpresa durante la settimana quando possibile. Anche qualche pensierino comprato al volo nei miei spostamenti rapidi comunicano che ti ho pensato. E poi naturalmente c’è la sera e… il fine settimana liberato. Bingo!
Come viene in soccorso nello specifico la gestione del tempo nei picchi di lavoro?
Avere più ore a disposizione non significa disperdere le energie e la concentrazione, anzi! Le ho aumentate proprio per gestire più lavori.
Dedico la mattina a scrivere e a progettare, il primo pomeriggio agli incontri sui vari Meet, Zoom, Blue Jeans, Skype che faccio prenotare con Calendly e il resto della giornata a rivedere, correggere e a qualche telefonata.
Spesso riprendo i testi scritti o localizzati a distanza di qualche giorno. Ho notato che questo stacco netto rigenera il cervello in modo molto più efficace rispetto a una semplice pausa o all’intervallo del pranzo. Il metodo del pomodoro ora non lo applico quasi più.
Inoltre se durante la settimana mi concentro di più su un cliente rispetto a un altro, noto che i miei neuroni lavorano meglio. Mi spiego subito.
Nel caso dei miei lavori spesso è facile numerare le attività: il numero di testi da scrivere, il numero di parole da rivedere, il numero delle stringhe da localizzare.
Sapete anche che sono un amante dei fogli di Excel che riempio di colonne con il numero di testi per cliente da gestire con le varie scadenze di modo da avere tutto sotto mano a colpo d’occhio. E so anche cosa mi aspetta ogni giorno (la famosa to-do list, che per me non è mai così articolata).
Tuttavia, spezzettare più lavori in contemporanea con altri mi sono accorta che disperde le mie energie mentali. Se mi concentro 70% su un cliente e 30% su un altro nella stessa settimana sono meno dispersiva e porto avanti due lavori allo stesso tempo.
Queste percentuali possono cambiare quando si hanno più progetti da gestire in contemporanea. Ma la mia idea è comunque quella di dedicare maggiore tempo a un cliente e poi il tempo restante spartirlo tra gli altri (non più di 2-3, eh!).
La settimana successiva avrete terminato un progetto e quella percentuale maggiore sarà dedicata al cliente che ha la scadenza successiva.
Un trucco che consiglio fortemente a chi si occupa di scrittura online e localizzazione web è il famoso tesoretto di parole che serve a velocizzare la fase di scrittura perché si attinge a un patrimonio già in buona parte pronto all’uso. Basta fare un mix and match ragionato di espressioni e sintagmi che il gioco creativo è fatto.
Un altro trucco per chi crea con le parole e ha a che fare con il famigerato blocco dello scrittore o con la stanchezza e quando la data di consegna è imminente: cominciate a scrivere! Sì, qualsiasi cosa: il titolo, un’idea, una scaletta parziale delle sezioni, parole sparse.
Complimenti! Avete messo in moto il meccanismo! Tanto nessuno vi vede e potete cancellare tutto in qualsiasi momento con un rapido passaggio del mouse 😉
Poco dopo il cervello comincerà a creare e le vostre mani a svolazzare impazzite sulla tastiera. Poco male, nessuno vi vede (bis!). In seguito fate tutte le revisioni del caso.
Il mio trucco personale? Nel tardo pomeriggio digito una faccina sorridente verde se ho completato tutto, arancione inespressiva se è mancato qualcosa o rossa triste se qualcosa è andato storto. Alla fine del mese vedrete come è andata.
Meno peggio del previsto, vero? Vi meritate una bella pacca sulla spalla o una piccola ricompensa.
Nel mio nuovo full-time ho cambiato qualcosa rispetto al passato. Le allineo alla fine di un blocco di lavoro non più a un lasso di tempo prefissato.
Devo scrivere due testi lunghi? Faccio una pausa tra uno e l’altro di cinque minuti. Devo scrivere sei testi brevi? La faccio tra un primo blocco di tre e il secondo.
Se nel primo pomeriggio non ho appuntamenti, scrivo o traduco senza troppo soffermarmi sui dettagli fino a quando non devo andare a prendere mio figlio; pausa di un’ora e ricontrollo tutto per bene quando rientro.
Cerco di allinearmi alle interruzioni fisse della giornata: la pausa pranzo che ora avviene a un orario flessibile rispetto al passato e quando vado a prendere mio figlio.
Ho notato che se interrompo perché “è arrivato il momento” mentre in realtà sono super concentrata e produttiva, ho la sensazione di venire allontanata con forza da un fecondo stato di grazia creativa. Faccio anche più fatica a riprendere dopo questa pausa, per così dire, forzata.
Per quanto possibile ho cercato di mantenere la mia ora di pilates settimanale in presenza e online quando le palestre erano chiuse.
Nel periodo estivo il pilates si trasforma in yoga al parco anche col bambino (due piccioni con una fava!)
Quando il caldo non assilla già alle 08:30 di mattina, come avviene qui in pianura Padana, accompagno mio figlio a scuola/ centro estivo a piedi e unisco l’utile (il movimento) al dilettevole (le chiacchierate con mio figlio).
Quando percepisco che il mio cervello comincia a faticare, la creatività arranca e non riesco più a trattenere nuove informazioni (il sovraccarico cognitivo), è arrivato il momento del break: un vero stacco fisico, mentale e digitale.
Attivo il mio messaggio di assenza in tre lingue, faccio due valigie al volo e vado nel piccolo rifugio sul mio amato lago di Garda insieme al mio bambino e lascio a casa marito e gatta.
Sullo stacco digitale devo ammettere che ci sto ancora lavorando perché mi porto via il tablet per ogni emergenza di contenuti e controllo la posta ogni giorno. Andare via da sola con un bambino piccolo naturalmente non è affatto riposante, ma almeno la mente e lo spirito si ossigenano 😉
Se volete approfondire come cambia la gestione del tempo nel corso della vita (perché cambia, eh!) ho scritto diversi articoli su questo blog e il precedente:
Fate vostri questi suggerimenti sulla gestione del tempo nei picchi di lavoro e non solo e adattateli alla vostra routine lavorativa.
Trovate un altro spunto in “My daily marketing routine” di Neil Patel, il noto imprenditore del digital marketing.
Buona estate!
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Foto di Anna Colagè ©2021 – Torri del Benaco
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