La gestione delle interruzioni di una libera professionista dei contenuti

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Dopo due anni torno a parlare di un tema a me molto caro che mi ha salvata dall’essere travolta dall’onda delle cose da fare e ora dalle continue interruzioni: la gestione del tempo. Vediamo cosa è cambiato nella mia routine lavorativa rispetto all’ultima volta.

La gestione del tempo è una di quelle soft skill che i liberi professionisti dovrebbero imparare a padroneggiare presto. Ognuno trova il suo personalissimo mix di abitudini e strumenti per affrontare al meglio le giornate lavorative, la vita privata e gli imprevisti.

Negli anni questa abilità cambia adattandosi all’aumentare del proprio giro d’affari e alle novità della vita. Quando si diventa genitori si trasforma in un equilibrismo continuo. Quando poi i figli cominciano ad andare a scuola parliamo di un vero e proprio gioco a incastro o tetris come lo chiamano le mie amiche mamme!

La gestione delle interruzioni scolastiche: come affrontarla in modo efficace

Da più di un anno è caduta su di me come un fardello pesante tutta la farraginosa gestione della scuola. Non perché sia stata rifiutata dalla controparte famigliare, bensì per il mostro a due teste che rappresenta: da una parte una burocrazia per l’appunto sconclusionata e dall’altra una digitalizzazione a dir poco imbarazzante. Uno stridente binomio che fa scintille e mette a dura prova qualsiasi amante dell’organizzazione come me.

Qualche esempio: tre piattaforme distinte per provvedere all’iscrizione, al pagamento di mensa e attività scolastiche e alle comunicazioni con la scuola, registro elettronico compreso. La versione da PC di quest’ultima ho scoperto che soffre di uno sdoppiamento digitale: ce ne sono cioè due distinte che si aprono a seconda della sezione visitata. 😱

Tutto ciò si tramuta in una perdita di tempo abissale quando nei primi tempi si deve prendere confidenza con il “sistema”. Per fortuna il secondo anno si ridimensiona un po’.

Come gestirla al meglio:

  • Salvare i link importanti nei preferiti
  • Chiedere lumi alla mamma disponibile che ha i figli agli anni successivi
  • Confidare nella bravura del/della rappresentante di classe che ricorda le scadenze
  • Creare dei memo nel cellulare e nell’agenda giornaliera (cartacea!).

Una menzione speciale per la chat di classe: per evitare distrazioni durante l’orario di lavoro l’ho silenziata. WhatsApp da desktop può essere un’arma a doppio taglio: possono arrivare comunicazioni sia dal mondo della scuola, sia dai clienti (e per questi ultimi solo questioni veloci e di importanza minore). Cercate di non farvi coinvolgere dalla sindrome da oggetti luccicanti, e restate focalizzati.

Se il bambino sta male la scuola vi chiama direttamente sul telefono.

In pausa pranzo si possono leggere tutte le comunicazioni che arrivano, spesso anche doppie 😱, dalla chat e dalla piattaforma che gestisce le comunicazioni scuola-famiglia.

Alle riunioni scolastiche spesso vengono redatti resoconti dettagliati, pertanto se una scadenza è imminente potete tralasciare di parteciparvi e limitarvi a leggere quelli.

La gestione delle interruzioni delle attività extra scolastiche: come affrontarle in modo efficace (bis!)   

E qui le capacità organizzative e di time management delle mamme può fare davvero dei miracoli. Sul perché nella maggior parte dei casi se ne occupino sempre le mamme, si apre un vaso di Pandora che non è il caso di affrontare in questo luogo virtuale.

Se avete la fortuna di avere una rete di supporto famigliare, siete a buon punto, forse. Perché non è detto che i nonni siano disponibili e in che misura: perché lavorano ancora, perché sono troppo anziani oppure semplicemente vogliono godersi la pensione e trovarsi solo nel weekend.

In alternativa potrebbe essere una buona idea riprendere il famoso tabellone degli aiuti e aggiornarlo. 😉

Piccola parentesi. È una battaglia persa far capire alle persone che sono o sono state dipendenti che essere liberi professionisti non significa automaticamente avere più tempo libero. Maggiore flessibilità non significa avere più tempo a disposizione che tanto poi si recupera nel weekend e nelle ore serali. Ci sono le ore del riposo e le ore da dedicare alla famiglia e a se stessi.

Come gestirla al meglio: mettersi d’accordo con un altro genitore per portare il bambino all’attività di turno, ricambiando il favore, appena possibile. L’aspetto fondamentale è trovare una persona che compensi, negli orari, la propria mancata disponibilità. Perché dopo che si vanno a prendere a scuola, chi lavora in libera professione spesso deve continuare a lavorare una volta tornato a casa.

Anche in questo caso ho silenziato le chat relative a queste attività per evitare di essere interrotta spesso. In una ho rifiutato gentilmente di entrare spiegando le motivazioni di persona, perché le informazioni mi arrivavano gentilmente da altre mamme.

Le chat sono infatti uno degli elementi ad alto fattore distraente che per quanto possibile è importante cercare di limitare.

Una soluzione potrebbe essere quella di bloccare dei momenti della giornata per leggere e rispondere: al mattino presto, la pausa pranzo, dopo la messa a nanna dei pargoli. Ognuno può trovare il momento più adatto secondo il proprio ritmo lavorativo e di vita.

Come mantenere la concentrazione nonostante le interruzioni pomeridiane 🎯

In questa nuova fase ho adattato ancora una volta il mio ritmo di lavoro. Per usare il più famoso quadrante di Covey, rimando alla seconda metà del pomeriggio tutte le attività meno urgenti e importanti. Fondamentale è stato scegliere le attività pomeridiane di mio figlio vicinissime a casa.

Nel mio caso ho preso l’abitudine di andarlo a prendere sempre a scuola e di dedicare la merenda pomeridiana tutta per noi. Io lo porto a un’attività e mio marito a quell’altra. In caso di imprevisti posso contare sull’aiuto di qualche mamma che interviene al bisogno (le skill di networking sono fondamentali!).

Ho rimesso in circolo questa disponibilità aiutando un’altra mamma e organizzando alcune merende il sabato pomeriggio. Non è sempre possibile ricambiare one-to-one! 😉

Nello specifico fare la pausa merenda con mio figlio, mi aiuta a staccare per tornare per esempio a fare il primo round di editing di un testo. Oppure mentre termina la sua attività, dedico questo tempo a predisporre i file per tornarci a lavorare il mattino successivo, a fare ricerca o a emettere le fatture.

Inserire queste attività che appunto sono meno urgenti e importanti in questi slot di tempo può essere una buona idea.

La pianificazione della settimana successiva è dedicata al venerdì pomeriggio precedente. Quella giornaliera la rivedo brevemente ogni mattino prima di cominciare a lavorare. Se il venerdì pomeriggio è tranquillo, mi porto avanti coi lavori della settimana successiva.

Per alcuni accordi contrattuali, i compiti mi vengono assegnati spesso e volentieri con consegne di uno o due giorni lavorativi. Pertanto è importantissimo tenere sempre della disponibilità per poterli gestire. In altri casi ho piani editoriali concordati all’inizio dell’anno che coprono tutto l’anno oppure o una buona parte, per i quali ho un maggiore raggio d’azione gestionale.

Per me è importante sfruttare al massimo le ore del mattino e del primo pomeriggio in cui inserisco anche la maggior parte delle telefonate e video chiamate.

Come gestirla al meglio: se lavorate con l’estero è fondamentale stabilire in modo chiaro a tutti il vostro orario di lavoro settimanale e il fuso orario in cui siete disponibili. Come?

Per esempio inserendo una nota nella firma delle e-mail. Perché quando lavorate dagli Stati Uniti, attraverso l’Europa fino alla Cina, questo aspetto conta! Ma conta ancora di più perché in alcune culture viene data per scontata la totale disponibilità di un libero professionista o di un freelance 7 giorni su 7. 😱😱😱

Quando siete in ferie nel messaggio di assenza mettete i sabati e le domeniche comprese, se non volete ricevere un task il venerdì sera e voi dovete partire domenica, o peggio, il sabato. 😱

Abbasso i tempi morti

Può succedere che talvolta il flusso di lavoro si congeli temporaneamente in attesa di risposte oppure delle attività da fare. La tentazione di svolgere attività extra lavorative è forte. Parlo delle attività casalinghe o delle commissioni durante l’orario lavorativo. Sarà il mio spirito da ex dipendente che ogni tanto riaffiora, ma cerco di fare queste ultime tutte al di fuori di questo lasso di tempo.

Qualche eccezione naturalmente avviene, ma così facendo ci si porta avanti e si lavora con maggiore tranquillità quando arrivano le attività con scadenze ristrettissime.

Questa è la mia esperienza personale. C’è a chi risulta più produttivo lavorare per così dire in emergenza e preferisce sfruttare questi momenti per le attività extra lavorative. Ognuno si disciplina come preferisce.

Per quanto mi riguarda cerco sempre di lavorare il mio numero di ore settimanali costante (ormai un tempo pieno consolidato). La maggior parte delle volte mi porto avanti con gli altri lavori che hanno scadenze più diluite nel tempo. Se mi avanza proprio un’oretta la dedico alla formazione che quest’anno riguarda in prevalenza l’inglese. Oppure ai webinar che non riesco a seguire in diretta.

Me time

In tutto questo lavoro a incastri, (o tetris!) è importante inserire una finestra di tempo dedicata a se stessi. Può essere lo sport, un hobby, una meditazione, qualsiasi cosa vi faccia stare bene. A fine giornata dedico un giorno alla settimana al mio amato pilates e uno al mese agli incontri della mia associazione professionale del cuore. La sera dopo la messa a nanna, alla mia passione gomitolosa, così evito di addormentarmi sul divano! 🥱

Riassumendo, per una gestione delle interruzioni efficace sarebbe importante:

  • Delegare, collaborare e ricambiare
  • Saper dire di no con gentilezza
  • Avere un’agenda flessibile per la gestione degli imprevisti
  • Mantenere un orario di lavoro costante
  • Allontanare i sensi di colpa

E per la gestione delle interruzioni dei pargoli? Evitando di lasciarli davanti agli schermi un tempo non adatto, proporre loro delle attività da fare in autonomia se hanno l’età giusta per farlo, oppure far fare loro i compiti (un lavoro, come i grandi hanno il loro!), portarli a casa di un compagnetto o una compagnetta, e, naturalmente, ricambiare appena possibile. 😉

Ecco tutti gli articoli della serie gestione del tempo che ho scritto negli anni:

Buona lettura!

 

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Foto di Sebastian Mey da Pixabay

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