Perché delegare la gestione del team di copywriter al content strategist?

Affidare la gestione del team di copywriter a un content strategist porta numerosi benefici quando si creano e si gestiscono i contenuti in una web agency o in un’azienda. È una di quelle soluzioni che salvano dallo stress e fanno risparmiare tempo e denaro. In questo articolo vi spiego perché conviene.

Un content strategist svolge diverse attività: può definire le buyer persona, individuando nello stesso tempo il tono di voce più adatto, ottimizzare l’architettura dei contenuti del sito fino a compiti più gestionali come supervisionare e migliorare il processo di creazione e manutenzione dei contenuti. Un altro compito tipico riguarda la gestione del team di copywriter.

Immaginate una web agency o una seo agency che deve rinnovare il sito di un’azienda storica che lo aveva fatto realizzare qualche anno fa. Ora è arrivato il momento di aggiornarlo se non addirittura di rifarlo da capo.

La classica situazione: i contenuti alla fine

La redazione dei testi è di solito, ahimè, l’ultima operazione che si fa per popolare di contenuti il sito appena creato. Avete presente le pagine riempite di lorem ipsum per avere un’idea di quanto testo deve stare in ogni sezione del sito?

In verità è opportuno e molto più vantaggioso coinvolgere il content strategist già all’inizio della progettazione.

Contenuti e design vanno infatti di pari passo con il riposizionamento seo, il miglioramento della user experience e l’analisi del viaggio del cliente (il customer journey).

Sta di fatto che purtroppo molto spesso avviene così.

E allora quando il sito è in progettazione avanzata, si parte alla ricerca del o dei copywriter che siano esperti di quella materia e siano disponibili in quel periodo a scrivere magari 300-400 testi (tutti di qualità, ovvio!). Poi si passa alla revisione di un altro copywriter e ai controlli anti plagio (involontario). Si inviano i testi al cliente, o al reparto tecnico o di prodotto, per approvarli e, a seconda delle varie revisioni richieste e concordate, si corregge e si integra. Dopo aver ricevuto finalmente il placet, li si carica sul cms e si sistema la formattazione impazzita in qualche riga oppure si fanno risaltare alcune parole come si deve sulla pagina.

Nel frattempo, però, ci sono anche le altre attività quotidiane da portare avanti: organizzare una fiera o un evento promozionale se si tratta di un’azienda, o creare la nuova app o una campagna Adwords se parliamo di una web agency. E poi (si deve!) partecipare alle riunioni, affrontare gli imprevisti, formare i neo assunti o i nuovi collaboratori, insomma le normali attività di un’azienda.

Bisogna soprattutto rimanere nel budget concordato con il cliente e consegnare il sito entro la data stabilita. Altrimenti, se si verifica il ritardo anche solo di una consegna come quella dei testi, slitta tutto il lancio del sito. E allora potete pure dire addio a quel cliente, che con tanta fatica avevate trovato, oppure aspettatevi di ricevere a breve la telefonata dell’amministratore delegato che vi chiede conto della vostra attività di responsabile del reparto o del progetto.

Niente panico, il content strategist arriva in aiuto per voi!

Cosa fa il content strategist per un’ottimale gestione del team di copywriter?

Il content strategist vi alleggerisce da molte di queste incombenze e risolve problemi (in anticipo, però!) come diceva il signor Wolf di Pulp Fiction. Come?

Si attiva in queste aree:

1. Selezione e gestione del personale

Si prende cura della selezione dei copywriter più adatti a prendere parte al processo di scrittura dei contenuti, tenendo conto anche del budget che gli è stato comunicato. Classifica i copywriter in base a esperienza, tipologia di testi e argomenti che trattano, programmi e lingue straniere conosciuti.

Vantaggi: delegare la selezione dei copywriter fa risparmiare senza dubbio molto tempo e, visto che il content strategist conosce le tecniche della scrittura per il web e le regole della lingua madre, può capire al volo la qualità dei testi di un copywriter. Ne valuta anche la professionalità e l’affidabilità nei confronti del committente, avendo a che fare con le aziende e i meccanismi organizzativi. Di conseguenza monitora e assicura la qualità del lavoro dei copywriter costantemente.

2. Allineamento e formazione

Provvede a trasmettere tutte le informazioni necessarie affinché il copywriter possa svolgere il compito nel migliore dei modi.  Se c’è qualche tool in uso all’interno che il copywriter non conosce, provvede a organizzare la formazione oppure a condividere tecniche di scrittura.

Vantaggi: funge da collegamento tra le esigenze aziendali e i copywriter che non le conoscono in dettaglio dato che spesso lavorano da remoto. Il content strategist ha dimestichezza con i reparti e ha osservato i flussi di lavoro interni. Inoltre può organizzare la formazione dei copywriter nel settore in cui opera l’azienda/ cliente e sostenerli con attività specifiche e consigli per scrivere al meglio. Si evitano quindi incomprensioni sul prodotto/servizio, sulla missione e sugli obiettivi e diminuiscono sensibilmente le revisioni dei testi.

3. Linee guida e briefing sui contenuti

Redige linee guida generali dell’azienda o della web agency sulle attività relative ai contenuti e il briefing specifico per quel tipo di contenuto che gli viene commissionato.

Vantaggi: il content strategist si fa portavoce del modus operandi che riguarda i contenuti dell’azienda o della web agency e dei vari step di autorizzazione e lo trasmette ai copywriter, rendendo quindi uniforme un metodo. Allo stesso modo può scrivere il briefing insieme al cliente e trasmetterlo ai copywriter, assicurandosi che venga attuato correttamente nella redazione. Anche in questo caso diminuiscono le richieste di revisione e si rimane in linea con le tempistiche di consegna.

4. Distribuzione dei testi e supervisione dei processi

Assegna ai copywriter i contenuti e si assicura che vengano consegnati per tempo, sollecitando la consegna laddove non sia stata rispettata. Inoltre controlla che il processo di autorizzazioni scorra senza arenarsi in qualche punto dell’organigramma.

Vantaggi: sollecitare è una delle attività più antipatiche e succhia energie che ci sia. Delegarla al content strategist rende sereni nell’affrontare tutto il resto delle attività. Avere disposizione una persona autorizzata dai piani alti che interviene laddove ci sono dei blocchi, fa sì che si capisca dove si è inceppato il meccanismo e si possa agire subito per sbloccarlo.

5. Valutazione e misurazione della squadra di copywriter

Valuta il rendimento dei copywriter e, d’intesa con il responsabile del progetto, fornisce feedback e incentivi o, in caso di bisogno, misure correttive.

Vantaggi: quando si gestisce un gruppo è molto importante capire chi sono i singoli elementi, come lavorano, quali sono le loro eventuali difficoltà e premiarli per il buon operato oppure dare indicazioni per migliorare. Il content strategist può farsi portavoce di tutto ciò e mediare tra le esigenze dei singoli membri e quelle dell’azienda o agenzia. Dal dialogo possono nascere nuove idee, si affrontano positivamente le difficoltà, scaturisce una maggiore soddisfazione da entrambe le parti e la motivazione rimane alta (soprattutto quando i copywriter devono scrivere 300 schede prodotto molto simili fra di loro!)

Il content strategist può seguire tutte le fasi di gestione del team di copywriter o limitarsi a redigere le linee guida per i testi che l’azienda vuole produrre attraverso l’aiuto dei copywriter. Dopo la selezione, può seguire soltanto le scadenze dei testi e controllarne la qualità intervenendo come revisore ufficiale.

Secondo me, saltare uno di questi passaggi può essere limitativo, nel senso che non si sfruttano tutte le potenzialità di un content strategist dovute alla sua formazione multi disciplinare e alla sua natura di coordinatore e facilitatore.

Una volta che avete deciso di assumere un content strategist per un certo periodo (e qui scroscia un applauso come dopo l’assolo di un soprano nell’Arena di Verona!), conviene sfruttarne tutte le sfaccettature che questa figura offre. Vi eviterete tanto stress, guarirete da qualche mal di testa e avrete un team di copywriter motivati, felici di lavorare per voi e, aspetto più importante, efficienti!

Considerazione finale: il content strategist, mi piace ricordarlo, rimane sempre anche un copywriter, avendo il più delle volte un solido background editoriale. Quindi è un alleato dei copywriter sulla cui spalla possono appoggiarsi, in caso di panico da blocco dello scrittore, e che può dar loro la classica pacca per complimentarsi, dopo che hanno inviato le 300 schede prodotto ottimizzate seo!

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Photo credit: joseclaudioguima su Pixabay.